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Was bedeutet Büromanagement

Das Büromanagement sorgt dafür, dass komplexe Büroaufgaben und -Abläufe effizient organisiert und umgesetzt werden. Insofern leisten Büromanager/innen einen wichtigen Beitrag zur Chefentlastung sowie zu einem für ganze Teams und Abteilungen. So tragen Büromanager/innen die Verantwortung für die Koordination der Büroabläufe, Zuarbeiten und Workflows für ganze Teams, Abteilungen oder Standorte. Entsprechend wichtig ist, dabei immer den Überblick über sämtliche Büromanagement-Aufgaben der anderen Mitarbeitenden zu bewahren. Insbesondere organisatorische Tätigkeiten sind kaum von Kommunikationstechniken loszulösen. Dennoch erfüllen Angestellte und Kaufleute für Büromanagement Aufgaben, die für ihren Fachbereich spezifisch sind. Typische Büromanagement-Aufgaben und Herausforderungen Angestellte im Büromanagement sind letztendlich in sämtlichen Abteilungen mit kaufmännischen und verwaltungsrelevanten Aufgaben tätig, beispielsweise in: Assistenz und Sekretariat, Marketing und Vertrieb, Personalwesen. Dementsprechend fallen Büromanagement-Aufgaben im öffentlichen Dienst und in der öffentlichen Verwaltung ebenso an wie in Unternehmen. Dort liegt der Fokus meist auf innerbetrieblichen Prozessen. Entsprechend vielseitig sind die Aufgaben, die das Büromanagement zu bewältigen hat:

Arbeitsaufträge erteilen und Fristen koordinieren
Überblick über Termine und Budget bewahren
Dienstreisen und Termine planen
Reportings und Zusammenfassungen erstellen
Schriftverkehr betreuen – intern wie extern
Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen
Besprechungen vor- und nachbereiten
Präsentationen anfertigen
Bestellungen und Lieferungen terminieren
Versorgung mit Büromaterial sicherstellen
Unterlagen, Akten und Daten archivieren
Konflikte deeskalieren und lösen.

Dass eine gute Team- und Kommunikationsfähigkeit für sämtliche Aufgaben im Büromanagement unabdingbar ist, liegt auf der Hand. Ebenfalls hilfreich sind verlässliche Kompetenzen in folgenden Bereichen:

Sprachgefühl – in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
Grundlegende Mathematik und Informatik
Resilienz, Flexibilität und Belastbarkeit
Software-Pakete und Office Tools
Rhetorik und Umgangsformen
Zeit- und Selbstmanagement

Gezielte Weiterbildung im Büromanagement: Aufgaben effizient meistern. Das Tätigkeitsfeld des Büromanagements geht also weit über organisatorische Tätigkeiten hinaus. Angestellte im Büromanagement benötigen zahlreiche Kernkompetenzen für die Erfüllung ihrer Aufgaben. So verwundert es nicht, dass es sich dabei inzwischen um einen dreijährigen Ausbildungsberuf* handelt. Jedoch lassen sich die notwendigen Kompetenzen und Verbesserungsansätze für bestehende Workflows auch in einer kompakten Büromanagement-Weiterbildung erwerben.